5 bước để xây dựng quy trình chốt đơn "chuẩn" trên Facebook

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp kinh doanh online trên Facebook vẫn đang gặp khá nhiều khó khăn trong việc chốt đơn hàng thành công. Mà trong đó nguyên nhân lớn nhất lại không phải đến từ kỹ năng chốt đơn của người bán mà là do chưa xây dựng được một quy trình chốt đơn hiệu quả và chuyên nghiệp. Chính vì thế, trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn về 5 bước trong quy trình chốt đơn Facebook. Hãy cùng theo dõi nhé.

1. Truy cập Fanpage bán hàng để kiểm tra comment và inbox

Hãy trực Fanpage của mình thường xuyên để có thể kiểm tra kỹ lưỡng những comment và inbox tránh bỏ sót bất cứ một khách hàng nào. Hơn nữa việc kiểm tra thường xuyên này giúp bạn có thể tư vấn và giải đáp thắc mắc của họ một cách nhanh chóng nhất, tránh làm mất khách hàng.

- Khi có bình luận mới: Trong quá trình trả lời khách hàng, bạn nên trả lời đúng trọng tâm câu hỏi mà khách hàng muốn biết bằng cách nhấn nút trả lời (Reply) hoặc trả lời bên ngoài bằng cách inbox.

- Khi có tin nhắn mới: Đầu tin, hãy chào hỏi khách hàng, và tiến hành trả lời đúng trọng tâm câu hỏi của họ. Sau đó khéo léo hỏi thêm về những nhu cầu khác để tư vấn sản phẩm phù hợp nhất. 

Khi khách hàng đã quyết định chốt đơn thì bạn hãy:

• Xác nhận lại các sản phẩm khách hàng đã chọn, bao gồm các thông tin về màu sắc, kích thước, giá tiền cụ thể.

• Xin thông tin khách hàng để tiến hàng ship hàng: Họ tên, SĐT (SDT dự phòng), địa chỉ nhận hàng.

• Báo giá ship và dự báo ngày nhận hàng cho khách hàng

2. Cập nhật thông tin đơn hàng

Sau khi đã có đầy đủ thông tin của khách hàng ở bước 1, bạn sẽ đến với bước tiếp theo là cập nhật những thông tin này lên file để việc soạn hàng và quản lý đơn hàng dễ dàng hơn.

File này sẽ cần phải có những mục sau:

• Ngày lập đơn hàng

• Họ Tên, SĐT, Địa chỉ khách hàng

• Chi tiết đơn hàng: cột này các bạn điền thông tin chi tiết về các sản phẩm mà khách hàng đã đặt.

• Ghi chú

• Tình trạng đơn hàng: Xếp tình trạng đơn hàng theo các mục sau: chưa gói hàng, đã gói hàng chờ gửi, đã gửi, khách đã nhận hàng/hủy đơn hàng.

3. Xác nhận đơn hàng một lần nữa

Để đảm bảo những thông tin đặt hàng của khách hàng đúng và chắc chắn hơn về khả năng nhận hàng của họ thì bạn nên xác nhận đơn hàng lại một lần nữa và lần này bạn nên gọi điện trực tiếp cho họ. 

4. Đóng gói và phân loại hàng để chọn đơn vị ship hàng phù hợp

Bước tiếp theo bạn cần thực hiện đó là soạn hàng và đóng gói sản phẩm cho khách. Việc đóng gói phải đảm bảo được yếu tố là chắc chắn để tránh hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, bởi việc này không chỉ làm tổn thất đến chất lượng của sản phẩm mà còn ảnh hưởng đến cả hình ảnh của shop cũng như mối quan hệ với khách hàng.

Sau khi đóng gói hoàn tất, lúc này bạn cần phân loại hàng để chọn đơn vị ship hàng phù hợp. Có thể phân loại như sau:

• Đơn ship COD

• Đơn đã thanh toán

• Đơn nội thành

5. Kiểm tra và xử lý vấn đề khi ship hàng

Nếu bạn gửi hàng đi tỉnh thì phải thường xuyên cập nhật tình trạng đơn hàng thông qua mã vận đơn để biết được hàng đã được giao hay chưa. Nếu chưa giao được thì phải hỏi lại khách lý do tại sao chưa nhận hàng để có hướng giải quyết nhanh chóng.