7 tuyệt chiêu biến những khiếu nại của khách hàng thành cơ hội

Những lời phàn nàn, khiếu nại đến từ phía khách hàng có lẽ là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều gặp phải. Nhưng tuy nhiên đây chưa hẳn đã là một điều xấu với doanh nghiệp của bạn khi chính bạn hoàn toàn có thể xoay chuyển tình thế để biến những khiếu nại đó thành cơ hội tuyệt vời cho mình. Vậy có những tuyệt chiêu nào để xử lý các khiếu nại này của khách hàng? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé. 

1. Luôn đón nhận các khiếu nại

Bạn nên nhớ rằng việc lắng nghe khiếu nại của khách hàng sẽ có hiệu quả gấp ngàn lần so với việc bạn phàn nàn lại các ý kiến từ họ bởi việc này sẽ càng khiến mọi chuyện trở nên tồi tệ hơn và gây ảnh hưởng không nhỏ đến hình ảnh thương hiệu của bạn. 

Bạn có thể thực hiện bằng cách cung cấp cho khách hàng một đường dây nóng có thể kết nối trực tiếp với doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn cũng cần đăng tải các thông điệp trên website, mạng xã hội hay những phương thức liên hệ khác với khách hàng rằng, bạn luôn hoan nghênh và đánh giá cao các phản hồi của họ.

2. Tạo điều kiện cho khách hàng phàn nàn 

Nghe có vẻ vô lý nhưng thực ra đây cũng là một cách vô cùng hiệu quả để bạn biến những khiếu nại của họ thành cơ hội cho mình. Khi khách hàng muốn phàn nàn nhưng họ không làm cách nào để có thể liên lạc được với bạn thì sự tức giận, thất vọng sẽ càng lên tới đỉnh điểm và chắc chắn họ sẽ nhanh chóng từ bỏ bạn, còn bạn thì lại không bao giờ biết lý do tại sao.

Chính vì thế bạn cần phải thông báo cho khách hàng những cách thức để liên hệ với bạn như vậy bạn mới có cơ hội để giải quyết và làm mọi thứ trở nên đúng đắn hơn.

3. Kết nối với đồng nghiệp

Hãy thường xuyên trao đổi các vấn đề khiếu nại của khách hàng cho những đồng nghiệp của mình để tất cả có thể tìm ra được một cách giải quyết hiệu quả nhất.

Điều này không chỉ đảm bảo mọi người đều có thể theo dõi tiến độ công việc, đồng thời có được sự chuẩn bị tốt hơn để xử lý các vấn đề phổ biến một cách dễ dàng mà còn tăng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng cực tốt.

4. Theo dõi mọi khiếu nại

Việc theo dõi khiếu nại không chỉ đảm bảo các khiếu nại được giải quyết, mà còn giúp ích cho doanh nghiệp khi khai thác dữ liệu, bao gồm thời gian cần thiết để giải quyết từng vấn đề hay tần suất phát sinh các vấn đề tương tự.

Hãy nhớ rằng, doanh nghiệp đo lường những gì quan trọng. Vì vậy, nếu khiếu nại có quy mô lớn, bạn cần theo dõi và đo lường các khía cạnh xung quanh chúng. Điều này không chỉ đảm bảo mỗi sai sót đều được xử lý kịp thời mà còn giúp bạn học hỏi cách để giải quyết những vấn đề mà bạn chưa làm được.

5. Hãy minh bạch

Khi giải quyết khiếu nại, điều không thể thiếu chính là tính minh bạch. Đừng ngần ngại đăng tải các khiếu nại phổ biến và giải pháp trong mục “Câu hỏi thường gặp” trên website của bạn, vì một vấn đề có thể sẽ có nhiều người phàn nàn.

Bằng cách đăng tải các giải pháp, bạn không chỉ có thể cắt giảm các khiếu nại trong tương lai mà còn cho thấy rằng bạn quan tâm đến việc chăm sóc khách hàng. Đây là điều quan trọng nhằm khuyến khích lòng trung thành thương hiệu và giữ chân khách hàng.

6. Giải quyết vấn đề đúng đắn

Bạn nên ghi nhớ một điều rằng, bạn không chỉ là những nhân viên chăm sóc khách hàng đơn thuần mà còn là đại diện cho cả doanh nghiệp. Khi có vấn đề xảy ra, bạn có khả năng và trách nhiệm phải giải quyết vấn đề một cách đúng đắn. Hãy luôn chuẩn bị sẵn sàng tâm thế, kiến thức và chấp nhận làm điều gì đó để giải quyết vấn đề một cách triệt để nhất.

Hy vọng với bài viết trên bạn đã có thể áp dụng thật tốt những cách trên để có thể biến những khiếu nại của khách hàng thành cơ hội cho mình để từ đó nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng cũng như xây dựng lòng trung thành cho thương hiệu.