Chuyển hoàn là gì? Cách hạn chế tình trạng chuyển hoàn hiệu quả nhất

Tình trạng chuyển hàng luôn là mối quan ngại rất lớn đối với các chủ shop kinh doanh bán hàng online khi gây ra không ít rủi ro cho người bán vừa ảnh hưởng đến chi phí lại vừa ảnh hưởng đến quá trình bán hàng và chất lượng hàng hóa. Vậy chuyển hoàn là gì? Và làm thế nào để có thể hạn chế được tình trạng trên? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để cùng đi tìm câu trả lời nhé.

1. Chuyển hoàn là gì?

Chuyển hoàn là việc hàng được gửi đi nhưng bị chuyển ngược lại cho người gửi do người nhận từ chối nhận hàng, hay bên vận chuyển không thể liên lạc được với người nhận. Trong trường hợp đó, người gửi sẽ phải tự chịu hai mức phí đó là phí ship ban đầu và phí chuyển hoàn.

2. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng chuyển hoàn

Có rất nhiều nguyên nhân chuyển hoàn khiến người bán “dở khóc sở cười” nhưng phổ biến vẫn là những lý do sau:

• Do lỗi từ đơn vị vận chuyển giao hàng chậm, khiến khách hàng hết nhu cầu sử dụng.

• Do khách hàng đặt hàng tùy hứng, lúc ship báo giao hàng thì không còn muốn nhận, nên từ chối đơn hàng.

• Người nhận không có nhà hoặc đi vắng

• Do bên vận chuyển không thể liên lạc được với khách hàng.

• Do khách hàng kéo dài thời gian giao hàng, đổi địa điểm khiến bên vận chuyển không thể đáp ứng được.

• Do người bán cung cấp sai thông tin, khiến bên vận chuyển không thể liên hệ được với khách hàng.

• Do người bán gửi hàng không như quảng cáo, gửi sai mẫu mã, đóng gói sơ sài khiến ảnh hưởng đến chất lượng,… khiến khách hàng không muốn nhận.

3. Thời gian chuyển hoàn và phí chuyển hoàn

Thông thường khi hàng hóa bị chuyển hoàn và đơn vị giao hàng uy tín đã liên hệ với người gửi và xác nhận làm thủ tục chuyển hoàn thì thời gian gửi hàng lại cho người bán sẽ bằng 1-1.5 thời gian giao hàng.

Còn phí chuyển hoàn sẽ phụ thuộc vào mỗi đơn vị giao hàng do đó người gửi cần phải cân nhắc trước và thỏa thuận với đơn vị vận chuyển để đảm bảo quyền lợi của mình.

4. Cách hạn chế tình trạng chuyển hoàn 

Một số cách làm dưới đây sẽ giúp bạn có thể hạn chế được tình trạng chuyển hoàn cho shop của mình.

- Cung cấp thông tin, hình ảnh chính xác của sản phẩm để không khiến khách hàng thấy thất vọng khi kiểm tra hàng và từ chối nhận.

- Chuẩn bị hàng nhanh nhất có thể để quy trình giao hàng được diễn ra nhanh chóng hơn, khách hàng không phải chờ đợi lâu.

- Không soạn nhầm hàng, nhầm lẫn thông tin của người nhận và đóng gói hàng hóa thật cẩn thận để không gây ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách. 

- Tạo danh sách blacklist (khách hàng đen) – những người có lịch sử từng bùng hàng để không giao dịch trong tương lai.

- Check lại thông tin khách hàng cung cấp xem có phải thông tin ảo hay không. Gọi lại để xác nhận khả năng nhận hàng, xin thêm số điện thoại dự phòng(nếu có) trong trường hợp không thể liên lạc với số chính.

- Yêu cầu đặt cọc với những đơn hàng giá trị cao để đảm bảo khách nhận hàng cũng như bù đắp phần nào chi phí trong trường hợp chuyển hoàn xảy ra.

- Kết nối với các đơn vị vận chuyển uy tín, có hợp đồng bảo vệ quyền lợi rõ ràng.

- Theo sát tiến trình vận đơn để khi phát hiện ra sự cố còn tìm giải pháp xử lý kịp thời.

Hy vọng với bài viết trên, bạn đã hiểu hơn về khái niệm chuyển hàng và các giải pháp để hạn chế được tình trạng này từ đó phát triển công việc kinh doanh thật thuận lợi và tránh được nhiều rủi ro.