Giải pháp quản lý đối soát tiền thu hộ (COD) hiệu quả dành cho chủ shop

Với những người đang kinh doanh online, dịch vụ ship COD là một dịch vụ vận chuyển không thể thiếu. Tuy nhiên, với dịch vụ này vì người giao hàng sẽ thu giữ tiền hộ cho người bán nên sẽ gặp phải những vấn đề như trả thiếu tiền, chênh lệch về giá của dịch vụ,….. Thách thức đặt ra lúc này cho những nhà bán hàng là làm thế nào để  quản lý đối soát tiền thu hộ (COD) thật tốt. Trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn những giải pháp để giải quyết vấn đề này hiệu quả nhất. Hãy cùng theo dõi nhé. 

1. Đối soát là gì?

Đối soát hay còn gọi là For control được hiểu là là quá trình thực hiện phương pháp kết hợp giữa đối chiếu và rà soát thông số các chi phí. Nó có thể được sử dụng để đối chiếu, so sánh chi phí trong kinh doanh, đấu thầu, đầu tư dự án,….

Còn trong dịch vụ vận chuyển, đối soát là quá trình shipper chuyển khoản số tiền thu hộ và phí dịch vụ của các đơn hàng đã hoàn thành trước lịch đối soát. Tiền đối soát được tính bằng công thức sau: Tiền đối soát = Tiền thu hộ (COD) - Phí dịch vụ - Phí bảo hiểm (nếu có)

2. Khó khăn khi không đối soát tiền thu hộ (COD)

Mặc dù dịch vụ ship hàng thu tiền hộ mang lại rất nhiều lợi ích cho khách hàng nhưng ngược lại nó lại mang đến rất nhiều khó khăn cho những nhà bán hàng đặc biệt là trong trường hợp không đối soát tiền thu hộ (COD). 

- Một số đơn vị vận chuyển hiện nay không tối ưu hóa được cách thức xử lý. Dẫn tới tình trạng đối soát chậm, có khi đến cả tháng, gây gián đoạn quá trình kinh doanh.

- Với những shop có lượng đơn hàng xuất đi lớn, từ vài chục đến vài trăm đơn 1 ngày nên nhiều shop sẽ thường xuyên gặp phải tình trạng tính nhầm, tính thiếu do đơn vị vận chuyển sai lệch số liệu. 

- Với những shop nhỏ lẻ, nguồn vốn hạn chế thì việc quay vòng vốn mất khá nhiều thời gian. Không ít trường hợp mất đến 15 ngày hoặc hơn mới hoàn thành việc đối soát thu hộ. Gây cản trở không hề nhỏ đến vòng vốn cũng như nguồn hàng.

3. Cách đối soát tiền thu hộ nhanh và hiệu quả

Chọn lựa đơn vị vận chuyển uy tín

Với những đơn vị vận chuyển làm việc không uy tín, họ sẽ rất chậm trễ trong việc hoàn tiền cho bạn, hơn nữa rất dễ xảy ra tình trạng cố tình sai lệch dữ liệu, tính nhầm để “ăn” một khoản tiền hàng từ bạn. Chính vì thế việc lựa chọn một đơn vị vận chuyển uy tín là rất quan trọng. 

Việc tìm và hợp tác với những đơn vị vận chuyển uy tín không chỉ giúp bạn sớm thu hồi được tiền thu hộ mà còn giảm được tỷ lệ hàng hoàn. Thông thường với những bên uy tín thời gian chờ thường là một tuần hoặc có nhiều đơn vị sẽ ấn định một ngày cố định trong tuần để hoàn tiền.

Một số đơn vị vận chuyển uy tín mà bạn có thể tham khảo như: Giao hàng nhanh, Giao hàng tiết kiệm, Viettelpost, VNPost, SuperShip,…

Xây dựng các điều khoản và hợp đồng rõ ràng

Hãy xây dựng một hợp đồng hợp tác với các điều khoản rõ ràng và chi tiết với bên vận chuyển bạn lựa chọn. Hợp đồng này sẽ là một ràng buộc để đơn vị vận chuyển làm việc có trách nhiệm hơn với hàng hóa cũng như việc đối soát của bạn. Bên canh đó hợp đồng sẽ là một chiếc “phao an toàn” dành cho bạn nếu có sự cố hoặc rủi ro xảy ra vẫn đảm bảo được quyền lợi và lợi ích cho mình. 

Kiểm tra kỹ các chi phí phát sinh đi kèm

Trong quá trình thu tiền hộ, sẽ có những chi phí phát sinh đi kèm như phí chuyển khoản tiền COD, phí hoàn trả đơn hàng,… Những khoản này sẽ được trừ trực tiếp vào tổng tiền thu hộ mà bạn nhận được. Do đó, bạn hãy kiểm tra thật kỹ lưỡng những mục này để tránh gây ra các hiểu lầm không đáng có với bên vận chuyển hoặc khiếu nại kịp thời những khoản phí không rõ ràng. 

Sau khi được hoàn tiền, nên đối soát lại một lần nữa

Sau khi được hoàn tiền, bạn nên đối soát lại một lần nữa để đảm bảo không còn sai sót gì xảy ra để tránh gây ảnh hưởng tới doanh thu của shop. 

Hy vọng với bài viết trên, bạn sẽ quản lý đối soát tiền thu hộ thật tốt tránh được tình trạng thất thoát hết nguồn vốn từ đó giúp công việc kinh doanh hiệu quả hơn.