Thời gian gửi Email hiệu quả mà bạn chưa biết

THỜI GIAN GỬI EMAIL HIỆU QUẢ MÀ BẠN CHƯA BIẾT
Trong email Marketing, thời gian để gửi email là rất quan trọng. Sở dĩ vì:

• Đây không phải là kênh tiếp cận khách hàng trực tiếp, đây là một kênh tiếp cận khashc hàng một cách gián tiếp.
• Có nhiều đối thủ cạnh tranh: cho dù là những doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì Email Marketing là loại hình mà các doanh nghiệp tận dụng.
• Dễ trôi email nếu gửi sai thời gian (khách hàng có quá nhiều email).

Hiện nay có rất nhiều những nghiên cứu về tính hiệu quả của email marketing và một kết quả cho thấy những chiến dịch email marketing của bạn bắt đầu cất cánh và tạo được doanh số thành công phụ thuộc vào thời gian mà bạn gửi email.
Tuy nhiên, mỗi ngành nghề và khách hàng đều có những đặc tính riêng. Chính vì vậy, bạn cần nắm rõ công thức để xác định thời điểm gửi email hiệu quả nhất cho ngành kinh doanh và khách hàng của bạn.
 
1.   Yếu tố ảnh hưởng tới thời gian gửi email tốt nhất. 

Nhân khẩu học.
Vì từng khách hàng sẽ có những đặc điểm khác nhau, vậy nên hãy vẽ ra lịch trình sinh hoạt của khách hàng mà bạn đang hướng tới trong một ngày sẽ như thế nào.
Giả sử: Khách hàng mà bạn đang hướng tới là nữ trung niên công sở, đã có gia đình, thu nhập ổn định, cuối tuần đi chơi với gia đình.
Như vậy, ta có thể đưa ra một số kết luận:

• Nhân viên công sở sẽ đi làm trong thời gian từ 8h sáng tới 6h chiều.
• Họ là dân văn phòng, vậy họ thường check mail vào buổi sáng khi bật máy, buổi tối sau khi ăn cơm và kèm theo các buổi cuổi tuần.
• Nhân viên công sở nhưng lại phải di chuyển và giao tiếp nhiều (gặp đối tác) thì tỷ lệ họ check mail sẽ rất thấp.
• …….

Bạn có thể đưa ra thêm nhiều những giả thiết khác và lập những chiến lập email marketing để kiểm tra. Như vậy, dựa trên kết quả thu được về tỷ lệ đọc, phản hồi hay mua hàng..bạn có thể xác định được thời gian hợp lý để gửi mail.
 
Đối thủ cạnh tranh.
Nếu phân khúc khách hàng mà bạn đang hướng tới có nhiều đối thủ cạnh tranh thì chắc chắn đối thủ của bạn cũng sẽ dành rất nhiều thời gian để nghiên cứu về khách hàng. Vì vậy, đừng bao giờ bỏ qua việc nghiên cứu các chiến dịch của đối thủ cạnh tranh.
Giả sử, nếu bạn là người khách hàng, bạn nhận được 100 email vào lúc 8h sáng. Vậy chắc chắn email gửi cuối sẽ là email dễ nhìn nhận và có tỉ lệ check cao nhất.
=> Bạn nên xác định thêm độ trễ nhất định vào thời gian cạnh tranh. Điều này sẽ giúp bạn nổi bật hơn đối thủ cạnh tranh của mình. 

2.   Ngày “đẹp” trong tuần.
Sau khi tổng hợp những nghiên cứu, bạn nên chọn các ngày sau để gửi mail:

• Thứ Ba: Đây là ngày tốt nhất để gửi email.
• Thứ Tư: Nếu bạn gửi trên 2 email cho khách hàng thì thứ 4 là ngày bạn nên chọn để gửi email thứ 2.
• Thứ Năm: Trừ 2 ngày trên thì đây là ngày được xem là tốt nhất trong những ngày còn lại.

Kết quả ở phía trên chỉ là những tổng hợp của các kết quả nghiên cứu, vì vậy bạn nên dựa thêm vào kết quả khảo sát thực hiện của các chiến lược của công ty để đưa ra được thời gian hợp lý nhất.
 
3.   Đâu là thời điểm gửi mail tốt nhất trong ngày.
Dựa trên một số chiến dịch email marketing, có một số khung giờ vàng như sau:

• 6h00 – 7h00 sáng: Đây là thời điểm có ít đối thủ cạnh tranh. Những người chăm chỉ thì thường thức dậy vào thời gian này. Bạn có thể gửi mail thì tỷ lệ được check sẽ rất cao.
• 10h00 – 11h00 sáng: Đây là thời điểm gửi email phổ biến và quen thuộc. Thời gian này là thời gian gửi những email mang tính chất trao đổi công việc trong 1 ngày.
• 14h00 - 15h00 chiều: Nếu khách hàng của bạn là dân văn phòng, công sở thì đây chính là khung giờ vàng cho bạn vì hầu hết nhân viên văn phòng đều kiểm tra email trong thời gian này.
• 21h00 – 2h sáng: Nhiều người sẽ nghĩ đây là lúc đi ngủ vậy thì check mail làm sao? Thực ra đây là khung giờ mà mọi người sẽ kiểm tra lại email trước khi đi ngủ.

 Một lưu ý nữa cho bạn đó là đối tượng khách hàng cảu bạn đang sống tại đâu, múi giờ như thế nào. Hãy cân nhắc để điều chỉnh thời gian sao cho hợp lý.
 
4.   Lưu ý đính kèm.
Xác định được thời gian gửi email chỉ là bước đầu, bạn còn cần làm nhiều hơn thế để đạt được kết quả như mong muốn.
 
Thời gian chưa hẳn là quan trọng.
Bên cạnh việc gửi email đều đặn vào những « khung giờ vàng », bạn có thể kết hợp và sử dụng thêm một số hoạt động để nâng cao hiệu quả rõ rệt :

• Thống kê và lọc lại danh sách email khách hàng, loại bỏ những email  khách hàng không có tương tác trong một thời gian dài.
• Dựa trên những phản hồi của khách hàng, thay đổi và thiết kế tiêu đề và nội dung thu hút khách hàng hơn.
• Cân nhắc để thay đổi tần suất gửi email trong tuần của bạn. Bạn có thể tăng hoặc giảm tần suất gửi email trong từng ngày và từng tuần.

 
Nội dung & Cảm xúc.
Thời gian « vàng », tiêu đề hay vậy thì yếu tố còn lại giúp đem đến sự thành công cho bạn đó là những nội dung và cảm xúc mà bạn thể hiện trong email marketing. Nếu những nội dung của bạn tạo được ấn tượng mạnh, tỉ lệ ngwoif đọc trở thành « fan » của bạn là rất lớn.
Như vậy, bạn cần phải đảm bảo :

• Cung cấp những nội dung mang tới giá trị cho khách hàng.
• Tạo nên cảm giác như đang giao tiếp giữa 2 cá nhân, khiến khách hàng cảm nhận mình được quan tâm.
• Gửi những email thông báo về các dịp khuyến mãi, kỉ niệm của công ty hay đơn giản là chúc mừng khách hàng vào ngày sinh nhật.
• …..

Với từng bước, bạn đang dần chiếm được sự yêu thích của khách hàng. Nhưng chú ý, đừng làm quá lố nếu không muốn khách hàng có cảm giác khó chịu.